Seguro que tú también has asistido a largas reuniones de empresa en las que el tiempo parecía no pasar, o reuniones en las que se quiere abarcar demasiado y, al final, no se llega a ninguna conclusión, ¿verdad? Pues estos son algunos de los errores más comunes que hacen que muchos de estos encuentros acaben siendo una pérdida de tiempo para todos; pero, la buena noticia es que, si sabemos cómo organizar y plantear correctamente una reunión de trabajo, esta puede ser una herramienta ideal para intercambiar ideas, definir nuevas estrategias y reorientar a los equipos de manera coordinada.
Si lideras equipos y quieres aprender a definir el timming y contenido de una reunión de trabajo eficaz, no te pierdas este post. ¡Bienvenido!
¿Qué es una reunión de empresa y qué no lo es?
Una reunión de empresa es un evento puntual que se realiza con un objetivo concreto. Puede ser el de informar a los trabajadores de alguna novedad corporativa importante, instaurar nuevos flujos de trabajo o metodologías, estipular nuevas metas o distribuir tareas, entre otros, pero siempre debe de existir un objetivo detrás de una reunión.
Por el contrario, no podemos considerar como a una reunión de trabajo formal cualquier encuentro en el que se habla de temas varios, sin una orientación concreta un con un esquema predeterminado de los temas a tratar, ya que, de esta forma, no tendrá sentido alguno quitar tiempo de trabajo efectivo.
Por otro lado, están los eventos de teambuilding, como afterworks, cenas de empresa u otros eventos, pero que, efectivamente, no se consideran reuniones de trabajo, pues no se tratan temas que compartan ninguno de los objetivos empresariales.
Itinerario para preparar una reunión de trabajo efectiva
- Define el propósito de la reunión
Determina claramente el motivo de la reunión y los objetivos que se deben lograr.
Como hemos dicho antes, asegúrate de que la reunión sea necesaria
- Selecciona a los participantes
Invita solo a las personas que son necesarias para alcanzar los objetivos de la reunión y evita la sobrecarga de asistentes, ya que esto puede dificultar la toma de decisiones eficaces.
- Establece una agenda
Crea una agenda detallada que incluya los temas a tratar, el tiempo asignado a cada punto y los nombres de los responsables de cada tema. Distribuye también la agenda con anticipación para que los participantes puedan prepararse.
- Elige un momento y lugar adecuados
Selecciona una fecha y hora conveniente para todos los participantes y elije un lugar de reunión que esté equipado adecuadamente.
- Prepara materiales y recursos
Asegúrate de tener todos los materiales, presentaciones o documentos necesarios listos antes de la reunión. Esto incluye proyectores, pizarras, dispositivos de videoconferencia, etc.
- Facilita la participación
Anima a los participantes a contribuir activamente en la conversación y a aportar sus ideas. Establece reglas para mantener el orden y evitar interrupciones.
- Haz que se respete la agenda y los tiempos
Mantén la reunión enfocada en la agenda y asegúrate de que se cumplen los tiempos asignados a cada punto. Así, evitarás desviaciones y conversaciones no relacionadas.
- Toma notas y registra decisiones
Designa a alguien para tomar notas durante la reunión, registrar las decisiones y responsabilidades asignadas. Al final de la reunión, se deberán compartir estos apuntes con el resto de los participantes.
- Fomenta la toma de decisiones
Cuando sea necesario, guía a los participantes para llegar a decisiones claras y accionables. Establece plazos y responsables para el seguimiento de las decisiones tomadas.
- evalúa la reunión
Al final de la reunión, realiza una breve evaluación para recopilar el feedback de los participantes, y usa esta retroalimentación para mejorar las reuniones futuras.
- Distribuir minutas y acciones
Envía un resumen de las minutas, las decisiones tomadas y las acciones asignadas a todos los participantes después de la reunión. Esto ayudará a mantener a todos informados y responsables.
- Seguimiento posterior
Realiza un seguimiento de las acciones acordadas en la reunión para asegurarse de que se estén implementando.
¿Qué es lo más importante en una reunión?
Esperamos que este post te sea de ayuda para organizar tus próximas reuniones. Además, queremos resaltar que, lo más importante de una reunión, es la claridad del propósito, para que el encuentro gire en torno a él. Este objetivo debe ser alcanzable y medible, para que, cuando se realice el seguimiento y valoración, se pueda identificar si las acciones llevadas a cabo han sido lo suficientemente útiles como para continuar o pivotar.
Por otro lado, es esencial que se fomente la participación activa de los asistentes e instarlos a que vayan preparados con su propio material y anotaciones para que puedan aportar sus ideas de forma concisa, lo que tiene mucho que ver con la comunicación efectiva y la escucha activa, fundamentales en cualquier corporación. Tampoco debemos olvidar seguir las agendas preestablecidas y mantener el tiempo asignado para cada punto de discusión, con el fin de que las reuniones no tomen más tiempo del esperado y fomentar así la toma de decisiones y asignación de responsabilidades.
Tenemos que intentar que la reunión sea un trampolín para la acción, y que, finalmente, se convierta en resultados tangibles.
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