Las fases de la comunicación son procesos que manejamos con total naturalidad en nuestra rutina diaria: escribir correos electrónicos, participar en debates, compartir lo que pensamos, enviar un audio. Hablamos de acciones sencillas que en muchas ocasiones hacemos de forma casi automática, sin realmente cuestionarnos la calidad de nuestra comunicación.
¿Estamos transmitiendo de manera efectiva las ideas? En el contexto laboral, responder esta pregunta es vital para garantizar un flujo de trabajo óptimo, sin malentendidos que puedan afectar el ambiente en la empresa. Conocer cuáles son las fases de la comunicación y saber quiénes intervienen te ayudarán a garantizar un proceso efectivo y fluido.
Empecemos por conocer los elementos de la comunicación
Al pensar en el flujo de comunicación es preciso identificar los cuatro componentes clave que intervienen en el proceso:
- Emisor: como punto de partida, es aquel individuo o entidad que crea y le da sentido a la información que se desea transmitir. Además, es quien se encarga de enviar el mensaje.
- Mensaje: representa la información que el emisor intenta compartir. Puede ser verbal, escrito, visual, por signos o una combinación de varios elementos. La claridad y la precisión en la formulación del mensaje son esenciales para una comunicación efectiva.
- Canal de comunicación: es el vehículo que transporta el mensaje desde el emisor hasta el receptor. Puede adoptar diversas formas, desde conversaciones cara a cara, correos electrónicos, llamadas telefónicas o incluso, canciones, informes o medios de comunicación masiva. La elección del canal de comunicación depende, en buena medida, del público al que nos queremos dirigir e influye directamente en la efectividad y la interpretación del mensaje.
- Receptor: es quien recibe, interpreta y comprende la información transmitida. La retroalimentación del receptor cierra el ciclo, proporcionando al emisor una percepción sobre la efectividad de la comunicación.
Además, es preciso destacar que durante las fases de comunicación pueden existir barreras que interfieren en la recepción del mensaje. Nos referimos a “ruidos” externos como, por ejemplo, las diferencias idiomáticas y el uso canales de comunicación obsoletos o, por el contrario, demasiado sofisticados. En este sentido, es fundamental considerar las características del receptor y del contexto cultural en que se encuentra para elaborar el mensaje y garantizar que pueda decodificarlo eficazmente.
Desde el diseño del mensaje hasta la retroalimentación: las 6 fases de la comunicación
Hasta aquí hemos explorado la esencia de la comunicación y sus elementos fundamentales. Ahora adentrémonos en las seis fases que dan forma a este proceso dinámico. Para ello, vamos a utilizar de un ejemplo concreto. Supongamos que vas a presentar al equipo de trabajo la estrategia de marketing para un nuevo producto que saldrá al mercado. En este caso, eres el emisor.
1- Desarrolla la idea: piensa y articula de forma coherente lo que quieres decir. Organiza, planifica y anota todos los elementos que sostienen tu idea y, luego, elimina lo que se podría convertir en ruido durante el proceso. A su vez, ten en cuenta aquellas cuestiones que de ninguna manera se pueden quedar fuera de tu presentación.
2- Codificación: llegó el momento de transformar la idea conceptual en un mensaje claro, preciso y diseñado según las características de tu equipo de trabajo y las necesidades comunicativas por satisfacer. ¿Vas a contar la estrategia con imágenes o vas a integrar texto a la presentación? Quizá solo necesitas explicar o entregar informes con resultados esperados. Este es el momento de tomar esa decisión.
3- Transmisión del mensaje: elige el canal de comunicación para que el mensaje llegue a tu equipo eficazmente. Puede ser cara a cara, a través de una reunión online, por correo electrónico o por chat. En este caso, una reunión con el equipo cara a cara puede ser la mejor opción. De cualquier manera, evita lugares o momentos que puedan generar incomodidades durante el proceso. Además, controla el tiempo para que no aburras a los receptores o vayas demasiado rápido y se pierda información por el camino.
4- Recepción por parte del destinatario: en este momento, el equipo recibe todos los elementos que has transmitido sobre la estrategia de marketing del nuevo producto.
5- Decodificación e interpretación del mensaje: una vez reciben el mensaje, deben descifrar el contenido, buscando comprender no solo las palabras sino también el significado implícito. La interpretación precisa es esencial para evitar malentendidos y fortalecer la conexión comunicativa. Es fundamental que los receptores estén concentrados en la actividad y sin distracciones del ambiente, para que el mensaje llegue de forma eficaz.
6- Retroalimentación: la comunicación efectiva se logra cuando la retroalimentación refleja una comprensión precisa de la idea original, cerrando así el ciclo con éxito. Como emisor, puedes generar la retroalimentación con preguntas para que los participantes comenten sus opiniones, ofrezcan sugerencias, aclaren posibles dudas y propongan mejoras. También puedes prestar atención al lenguaje corporal durante la presentación, o considerar pequeñas expresiones de los receptores que indican que aún presta atención a lo que dices.
Ahora te toca poner todo esto en práctica para transmitir tus ideas de forma efectiva. Si quieres ampliar conocimientos sobre esta y otras muchas áreas relacionadas con la comunicación tanto en el ámbito persona como empresarial, no dudes en seguirnos en el blog de Educa.Pro.